Digitalizar y automatizar un negocio hoy en día ya no es una opción. En un mundo extremadamente competitivo e inmerso en plena Cuarta Revolución Industrial, aliarse con la tecnología emergente se ha convertido en una obligación para seguir aspirando a estar vivo. Así ha sucedido en cada una de las revoluciones industriales que hemos ido sufriendo y así seguirá pasando.
La tecnología cada vez se está volviendo más sofisticada y nos permite hacer mucho más con menos esfuerzo. Esto beneficia a quienes sepan aplicarla debidamente al incrementar la productividad, la capacidad de generar ventas y el tiempo libre personal, entre otras cosas.
Por eso, nos ha parecido interesante traer este tema a los emprendedores y hablar en concreto sobre automatización. Para ello, empecemos por lo básico.
Qué es la automatización y qué tipos de automatización existen
Lo primero antes de hablar sobre cómo automatizar, dónde y cuándo es saber qué es automatizar.
En este caso, la definición de automatización es aplicar máquinas o procedimientos automáticos en la realización de un proceso o en una industria. Por tanto, de esta definición deducimos que existen principalmente 3 tipos de automatización:
-Automatización mediante máquinas, cuando todo el trabajo lo puede realizar una máquina. A efectos prácticos, esta vía aún no podría llevarse a cabo de forma total hasta que las máquinas no adquirieran conciencia propia y capacidad de autorepararse. Tiempo al tiempo.
-Automatización mediante procesos, cuando se trata de una tarea que hace una persona y que actualmente es insustituible por una máquina. Hoy en día está en peligro de extinción.
-Automatización híbrida. Se trata del proceso de automatización más típico que encontramos hoy día. Existe un procedimiento que se crea para realizar una tarea donde parte lo hace una persona y parte lo hace una máquina. Como mínimo la persona se encarga de la programación de la máquina y supervisión para evitar errores.
Un ejemplo de este tipo de automatización sería la que se ha producido en el mundo del marketing y la publicidad. Antes para impactar, conseguir visibilidad y clientes debías ir puerta por puerta o buzoneando a través de panfletos, ahora con las redes sociales sólo debes programar unos anuncios y en menos de 1 hora puedes tener una máquina trabajando las 24 horas, llegando a personas más cualificadas y vendiendo mientras duermes. Eso sí como mínimo deberás permanecer atento al rendimiento de la máquina e ir reparando y optimizando lo que requiera para seguir funcionando.
¿Dónde puedo automatizar? Las 6 áreas de tu negocio donde puedes automatizar
Ahora que ya sabemos qué y un poco cómo, vamos a ver en qué lugares de nuestro negocio podemos aplicar la automatización desde lo más lógico y básico a lo más avanzado.
Producto y entrega.
Sea lo que sea lo que vendas, ya sea un producto físico, digital o un servicio, algunas ideas de automatización en este área son:
- Para producto físico integrar la venta con el aviso automático a almacén para el envío con Genei y automatizar una secuencia de correos donde puedes pedir feedback, testimonios o dar un nuevo descuento según el tipo de negocio.
- Para servicio tener preparados todos los cuestionarios, descargables y materiales que usas para ofrecer el servicio en Google Drive para que sólo tengas que hacer copia por cada nuevo proyecto. Para servicios que dependen poco del cliente, es decir, en los que el cliente no tiene que rellenar ni hacer trabajo por su parte puedes automatizar la secuencia de correos de entrega e integrarlo con herramientas como Zoom para que se generen automáticamente las salas en los huecos disponibles a tiempo real en tu calendario.
- Para producto digital puedes automatizar todas las reuniones en directo, entregas de materiales, nuevos módulos o solicitud de testimonios a través de correo y, por otra parte, recopilar un apartado de preguntas frecuentes o distribuir los grupos de soporte con hilos para evitar tener que responder a las mismas dudas.
Escaparate.
Se trataría de ese lugar donde la gente interesada acude para ver lo que ofreces y comprarte, puede ser una página web, una tienda online y/o perfiles de redes sociales posicionados.
En este caso, es muy importante que tu escaparate online esté diseñado para captar la atención, generar curiosidad o interés por saber más de lo que hacemos, dar un incentivo a la compra o algo gratuito para generar una relación a largo plazo y, por último, que cada página esté orientada a la acción que la persona que llegue queremos que tome.
Caja registradora.
En este apartado, nos referimos al TPV virtual y a las páginas de pago y el objetivo es que la persona pueda pagarnos de forma fácil y automatizada en cualquier momento. Puede que este apartado y el de escaparate sean los más evidentes pero no debemos pasar por alto algunos detalles importantes.
Nuestras recomendaciones son usar herramientas que te hagan la vida más fácil y que estén optimizadas para facilitar la venta. Por ejemplo, es muy importante que la herramienta que uses que te permita hacer retargeting para recuperar los carritos abandonados y evitar perder ventas, también que sea visualmente atractiva, que permita cupones de descuento o afiliados para poder jugar con distintas estrategias de venta.
Algunas de nuestras favoritas son Hotmart, Thrive Cart o Shopify.
Marketing y ventas.
En este punto toca hablar sobre sistemas de venta automatizados, nuestra parte favorita. Si por algo nos encanta es porque los embudos de venta tienen el poder de convertir a desconocidos en clientes y, lo mejor, de forma 100% automatizada o casi, depende del embudo, del tipo de negocio y de la fase del negocio.
En este artículo no entraremos al detalle dentro de este apartado porque tiene mucha tela que cortar y se merecería un artículo entero. Aún así diremos que es una parte fundamental de cualquier negocio y que lo ideal es tener varios sistemas de ventas funcionando.
Las herramientas para crearlos dependen de tu presupuesto pero con Elementor Pro, WordPress, Gravity Forms, Shopify y Active Campaign ya se pueden hacer grandes cosas.
Herramientas de visibilidad y audiencia.
Se trata de todas aquellas herramientas que te van a ayudar a llenar con tráfico tu escaparate online o tus sistemas de ventas preparados para la conversión.
Aquí podríamos distinguir entre tráfico orgánico o pagado.
Dentro de las plataformas de tráfico de pago nuestras favoritas actualmente a nivel rendimiento son Youtube y Tik Tok al tener el coste por lead (registros de potenciales compradores) más bajo. Para mejorar el coste por lead te recomendamos usar tus bases de datos de clientes, activar el píxel para impactar a las visitas que ya te conocen o similares, así como trabajar en mejorar los vídeos, imágenes y textos que muestras.
En cuanto a crecimiento orgánico LinkedIn y Tik tok son las redes sociales con más alcance. Para programar publicaciones te recomendamos HeroPost por la variedad de redes sociales que permite programar desde un único lugar y algunos bots para programar la interacción aunque con cuidado porque no suelen gustar a las plataformas y si te excedes te pueden banear.
Atención al cliente.
Por último, podemos también automatizar el área que implica la respuesta de mensajes ya sean clientes o usuarios que aún no nos han comprado.
Para ello, un lugar fundamental por el que empezar es hacer como sucedía en la entrega del producto digital una recopilación de preguntas frecuentes y elaborar una respuesta tipo para cada una de ellas.
Esto es posible en las funciones de gmail y lo cierto es que se agradece porque cuando tenemos que atender a muchos mensajes, el correo puede convertirse en un gran ladrón de energía.
¿Cuándo y cómo es aconsejable automatizar? El método para tener claro el momento
Una vez ya sabes qué áreas del negocio puedes automatizar es momento de saber cuál es el momento ideal para hacerlo.
Quizás estés pensando que siempre es conveniente automatizar pero lo cierto es que no.
Existen momentos donde es muy mala idea porque todo es inestable y cambiante. Esto sucede cuando estás en una etapa de validación o de pocas ventas, por ejemplo.
Si en estos momentos decides automatizar a lo grande es probable que estés constantemente haciendo grandes cambios, que pierdas tiempo y que te des focalices de vender que sería lo más importante.
Por eso, el momento de poner el foco en automatizar a través de procesos y máquinas para finalmente delegarlo en personas y tú pasar a un papel de liderazgo es cuando ya has aprendido lo suficiente sobre tu producto y su mercado, es decir, cuando ya has llegado a un número suficiente de ventas.
En este caso, dependerá de tu sector pero la idea es que serán las suficientes como para tener claro quién/quiénes son tus clientes, tu posicionamiento en el mercado, proceso de venta que te funciona y puntos clave de tu producto.
Por último, una vez que sé cuándo y dónde viene lo siguiente: ¿cómo comienzo a automatizar?
4 pasos para automatizar y saltar a otras tareas dentro de tu empresa.
- Realiza un recorrido visual del punto A al punto B de la tarea gracias a herramientas como el customer journey o viaje del cliente para tener claro todas las acciones o tareas que implica.
- Busca la tecnología que pueda ayudarte con esas tareas o con todo ese viaje al completo.
- Crea los mensajes estándar como correos, documentos dentro de la tarea y los tutoriales explicativos sobre la tarea.
- Delega en personas con las habilidades para realizar esa tarea y da acceso a todos los tutoriales y documentos explicativos.
Cómo seguir formándote en automatización y dónde seguir profundizando en esta temática
Tras todo este extenso artículo sobre automatización vamos a realizar la recomendación sobre formaciones online para emprendedores a la que os tenemos habituados. Pero antes nos gustaría decirte que si te interesa el tema de la automatización lo ideal es que empieces por aprender sobre embudos de venta o sistemas de venta automatizados, ya que debe ser el foco del negocio, sobre todo, en fases tempranas.
En este caso, las formaciones que te vamos a recomendar son las de la referente en automatizaciones en habla hispana y licenciada en marketing, Geni Ramos. Aunque su punto fuerte son los negocios de servicios e infoproducto, también habla sobre automatizaciones para producto físico.
A continuación, te dejamos acceso a las review de dos de sus productos, uno más básico y otro más avanzado:
Nos vemos en próximas entregas de revisiones de cursos online para hablar sobre temáticas varias que te puedan ayudar a seguir creciendo como gran emprendedor que eres. ¡Gracias por estar al otro lado!
Elena Garrido Mena
Elena Garrido Mena es mentora de negocios online y agencia de marketing digital en Superemprendimiento.com
CEO en Revisionesdecursosonline.com
Apasionada por el aprendizaje y el mercado de los infoproductos digitales.
Puedes encontrar más información en su LinkedIn.
